Oltre ai principi generali e alle regole di condotta professionale nelle ricerche di mercato, nel caso di interviste a medici si dovranno osservare le seguenti regole di condotta professionale:
5.1 Fissare un appuntamento
Quando si fissa un appuntamento per l’intervista, l’istituto di ricerca che conduce l’indagine o qualsiasi responsabile field che agisce in sua vece dovrà fissare l’appuntamento fuori dalle ore lavorative dei medici al fine di intervistarli.
Inoltre, i medici che lavorano come dipendenti non dovranno essere intervistati negli uffici dove normalmente svolgono la propria funzione.
Queste norme dovrebbero essere espressamente indicate all’intervistatore dall’istituto di ricerca.
Comunque, al momento della definizione dell’ora del luogo dell’intervista, si dovrà tenere conto delle espresse richieste dei medici che dovranno essere intervistati. Nel caso di medici che lavorano come dipendenti, quando esprimono la richiesta di essere intervistati durante le proprie ore di lavoro e/o nei propri uffici, si dovrebbero ricordare loro i relativi obblighi che possono risultare dal loro contratto di lavoro.
5.2 Incentivi
Il riconoscimento di incentivi sarà unicamente condizionato da una partecipazione formalmente corretta all’indagine, e non sarà soggetto ad ulteriori condizioni.
Gli incentivi rappresentano solo un riconoscimento e un modo per ringraziare gli intervistati per la loro partecipazione, ma non devono essere il motivo principale per prendere parte all’indagine.
Nel caso di interviste a medici, gli incentivi dovrebbero preferibilmente essere riconosciuti sotto forma di una certa somma di denaro.
Come riconoscimento e segno di ringraziamento, gli incentivi dovranno essere di natura neutrale rispetto al progetto e al gruppo target. Quindi il valore degli incentivi dovrà essere scelto in modo appropriato, assicurando che il loro riconoscimento non infici il campione né influenzi le risposte degli intervistati.
Questi incentivi o ricompense dovrebbero essere mantenuti a un livello minimo proporzionato all’ammontare del tempo impiegato e, comunque, non dovrebbero superare la normale tariffa oraria richiesta da quel medico per la propria consulenza professionale.
Gli incentivi dovranno essere riconosciuti soltanto dall’istituto di ricerca che esegue l’indagine, non dal cliente che commissiona l’indagine.
Il riconoscimento degli incentivi dovrà essere debitamente documentato.
5.3 Conservazione dei dati identificativi
Nelle ricerche di mercato e sociali con finalità statistica e di ricerca scientifica, i dati relativi alle risposte e gli indirizzi degli intervistati dovranno essere separati gli uni dagli altri prima possibile, e questi ultimi dovranno essere distrutti o cancellati prima possibile. Nelle indagini singole questo avviene una volta completati i controlli di qualità sul fieldwork e sulla elaborazione di qualsiasi dato necessario. In caso di follow-up o indagini ripetute, i dati relativi agli indirizzi dovranno essere conservati separatamente dai dati relativi alle risposte fino alla fine dell’intero progetto.
Qualora si riconoscano degli incentivi, le leggi in materia fiscale potrebbero rendere necessaria la conservazione dei dati riguardanti gli indirizzi dei medici intervistati, insieme alle ricevute relative agli incentivi stessi per un periodo di tempo maggiore rispetto a quanto sarebbe necessario per ragioni metodologiche. In questi casi i dati relativi agli indirizzi dovranno essere conservati per il periodo di tempo richiesto dalle leggi in materia fiscale, in modo da rendere identificabile la data dell’intervista, ma impedendo il collegamento fra questi dati e quelli relativi alle risposte.
5.4 Informazioni sugli obblighi di segnalazione di eventi avversi
Gli istituti per le ricerche di mercato e sociali ritengono opportuno, nell’interesse della sicurezza dei farmaci, ricordare ai medici intervistati il loro obbligo di notificare gli eventi avversi da farmaci all’AIFA (Agenzia Italiana del Farmaco), secondo le normative vigenti.
A questo scopo, in caso di interviste face-to-face, postali o online, al termine dell’intervista si consegnerà o presenterà ai medici intervistati il testo standard allegato a queste Linee Guida come Appendice 1. Nel caso di interviste telefoniche dovrà essere letto il testo allegato contenuto nell’Appendice 2.